Otomasyon, bir şeyin otomatik hale gelmesidir, değil mi? Sağ. Ayrıca, bir şeyin otomatikleştiğini söylediğimizde, daha önce manuel olarak yapıldığı anlamına gelir ki bu, otomasyon kavramının tam olarak anlaşılması için başka bir ipucudur.
İşte bu kavramı herhangi bir 500 sayfalık kitaptan daha iyi açıklayan gerçek hayattan bir örnek.
Örnek 1
Diyelim ki her sabah evden çıkmadan hemen önce sırt çantanızı toplayıp kapın. Oraya koyduğunuz öğeler neredeyse her gün aynıdır:
Öğle yemeği
dizüstü bilgisayar
Bir şişe su
Bir çift çorap (her ne sebeple olursa olsun)
Bu süreç o kadar rutin ki otomatik hale geldi – neredeyse düşünmeden yaptığınız noktaya kadar.
Ama sonra, bir sabah sırt çantanı alırsın ve biraz hafif olduğunu fark edersin. Şimdi, bu neden olabilir? İçinde hangi öğelerin olduğunu görmek için içine bakarsınız ve hemen dizüstü bilgisayarınızı koymayı unuttuğunuzu fark edersiniz. Onu bulursun, sırt çantasına koyarsın ve hızla evden çıkarsın.
Öyleyse tahmin et? Az önce akıllı otomasyonu simüle ettik. Ancak bu, bir iş ortamından hala çok uzak – ve bu yüzden 2. örneğimiz var.
Örnek 2
Diyelim ki Emel adında bir muhasebeciniz var (bugünlerde kim yok ki?). Çoğu muhasebeci gibi, günlük olarak tonlarca fatura, parasal işlem, borç, çek, defter ve diğer finansal belgelerle ilgilenir.
Her günün sonunda, Emel’in bu belgelerden belirli bilgileri (örneğin, fatura kimliği, işlem tutarı, işleme tarihi vb.) kopyalaması, bunları bir elektronik tabloda bir araya getirmesi ve size, yani patrona e-posta ile göndermesi gerekir.
Her şey iyi olurdu, eğer:
Açıkçası, bunu yapmanın başka bir yolu olmalı – otomasyona girin. Otomasyon, basit, tekrarlayan görevleri yapmak için tasarlanmış bir bilgisayar algoritmasını alıp, ona inanılmaz hız ve ölçekte birçok değişen koşula dayalı olarak performansını uyarlamayı veya düzeltmeyi öğretmeyi içerir. Kendi başına yapay zeka değil, ama oldukça yakın.
Emel’in durumunda, bir dizi standart eylemi önceden programlamasına ve belirli tetikleyicilere dayalı olarak algoritmayı harekete geçirmesine olanak tanıyan özel bir tür yazılım olabilir. Her yeni fatura geldiğinde, algoritma gerekli tüm bilgileri çıkarır, günlük rapora ekler ve belirtilen saatte belirtilen adrese e-posta ile gönderir.
Ve bu noktada akıllı bir sürece çok yaklaştık. Şimdi, tam olarak nedir?
Akıllı Süreç Nedir?
Akıllı süreç, başlangıcı, sonu ve aralarında belirli sayıda aşama bulunan herhangi bir iş sürecidir. “Akıllı” kelimesi, kısmen veya tamamen otomatik olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, bazen akıllı süreçler oluşturmak için kullanılan teknolojiyi ifade eden “akıllı süreç otomasyonu” terimini de duyabilirsiniz.
Konuyla ilgili biraz araştırma yapıyorsanız, birisi otomasyondan bahsettiğinde kullanılan RPA terimini duymuş olabilirsiniz. Peki RPA (robotik süreç otomasyonu) ile SPA (akıllı süreç otomasyonu) arasındaki fark nedir?
RPA, kesinlikle “eğer buysa, o zaman” mantığının sınırları içinde çalışan bir teknolojidir. Otomasyonun en ilkel biçimi olarak, kural tabanlı görevlerin (örneğin, kayıtların tutulması, önceden yapılandırılmış verilerin bir veritabanına girilmesi veya karmaşık hesaplamalar yapılması) gerçekleştirilmesi için kullanılabilir.
Bu görevleri gerçekleştirmek için bir algoritma programlayabilirsiniz çünkü bunlar mantıklıdır ve adımlar oldukça açıktır: Belirli bir koşul veya koşullar kümesi karşılanırsa, algoritma yanıt olarak bir şeyler yapmaya yönlendirilir.
SPA, RPA teknolojisinin mantıklı bir gelişimidir, çünkü RPA teknolojisinin tüm özelliklerini korurken bunun üzerine inşa eder. SPA, resme iki yeni unsur getiriyor:
RPA, 1970’lerin başlarından beri kullanımda iken, SPA henüz yeni ivme kazanmaya başlayan yeni bir teknolojidir. Ve kazanacak!
İşletmeler Neden Akıllı Süreçlere İhtiyaç Duyar?
Pekala, makalenin ilk bölümüne dikkat ettiyseniz, cevap oldukça açık olmalıdır – akıllı süreçler, işletmelerin ZAMANDAN ve PARADAN tasarruf etmesini sağlar. İşte nasıl çalıştığı.
Şirketinizdeki standart bir iş sürecini akıllı bir süreçle değiştirdiğinizde, aşağıdaki değişikliklerin neredeyse anında gerçekleşmesi kaçınılmazdır:
İlk başta, pek görünmüyor. “Evet, bazı şeyleri burada burada optimize edebilirim, bu kadar önemli olan ne?” diye düşünüyor olabilirsiniz. Yeterince büyük düşünmüyorsun. Küçük harcamalar gibi, küçük tasarrufların da bir ayın, çeyreğin, yılın vb. sonuna kadar birikme eğilimi vardır.
Ya başka bir şirkete ödeme yapmak zorunda kaldığınız bazı görevleri ve süreçleri otomatikleştirebilseydiniz? Örneğin, müşteri adayı oluşturma, Facebook reklam kampanyaları, soğuk arama ve benzeri şeyleri kolayca otomatik hale getirebilirsiniz.
Nihayetinde, her şey kolayca ölçülebilen belirli bir parasal değere indirgenir – amacımıza ulaşmak için bazı soğuk istatistiklere sahibiz. İşte McKinsey tarafından hazırlanan 2021 Önemli İşletme Otomasyon İstatistikleri raporundan aldığımız veriler .
Büyük şirketler ve teknoloji devleri bunu uzun zaman önce fark etti – Google, Microsoft ve Amazon gibi şirketler yaklaşık on yıldır akıllı süreç otomasyonu kullanıyor. Şimdi küçük işletmelerin bu teknolojiye sahip olma zamanı.
Müşterilerimizden gelen sürekli artan talebi görünce, geliştirme ekibimizi satışta otomasyonu bir sonraki seviyeye taşıyacak bir araç yaratma görevine gönderdik. Adamlar bunun üzerinde gerçekten çok çalıştılar ve Mayıs 2021 sürüm sunumumuz sırasında yakın zamanda prömiyerini yaptığımız bir araç olan Bitrix24 Smart Processes’i ortaya çıkardılar .
Akıllı Süreçlerimiz satışa yöneliktir ve yalnızca Bitrix24 CRM‘de bulunur. Size biraz teknik saçmalık gibi mi geldi? Yeterince adil, daha basit terimlerle açıklayalım (bir CRM’nin ne olduğunu bildiğiniz varsayımına dayanarak).
İki işletme aynı satış süreçlerine ve iş akışlarına sahip olmadığından, müşterilerimizden sık sık anlaşmalarımızı, olası satışlarımızı veya fiyat tekliflerimizi kendi iç süreçlerine uyarlamaları gerektiğini duyuyoruz. Akıllı Süreçlerin devreye girdiği yer burasıdır.
Bitrix24 Akıllı İşlem, kendi çalışma senaryolarınızı oluşturmanıza olanak tanıyan, CRM‘mizde bulunan özelleştirilebilir bir öğe türüdür. Akıllı İşlemleri kullanarak şunları ayarlayabilirsiniz:
Bazı şablonlarımızı kullanabilir veya sıfırdan akıllı bir süreç oluşturabilirsiniz. Akıllı sürecinizi diğer CRM varlıklarına, takvimlere, görevlere ve hatta görev şablonlarına da bağlayabilirsiniz.
“Şimdi, bunların hepsi iyi ve harika ama gerçek hayattan bir örneğe ne dersiniz?” bazılarınız sorabilir. Tabii neden olmasın?
Bitrix24’te Akıllı Süreç Örneği
Diyelim ki bir işe alım ajansı işletiyorsunuz. Elbette, satış süreçleriniz için CRM’yi kolayca kullanabilirsiniz, ancak uğraşmanız gereken tek süreç türü bu değildir. Ya satış olmayan bir şey için CRM kullanmak için can atıyorsanız? Bitrix24 yardım etmek için burada.
Daha önce de belirttiğimiz gibi, Bitrix24 içinde yeni bir akıllı süreç oluşturabilirsiniz – tek yapmanız gereken bileşenlerini yapılandırmak, gerekli alanları ayarlamak, bu yeni sürece bağlamak istediğiniz varlıkları seçerek CRM bağlantılarını etkinleştirmek – ve gitmeye hazır! Bu mantığı durumumuza uygulayalım.
İŞE ALMA Süreci olduğundan (SATIŞ değil), varsayılan aşamalar işe yaramaz. Gelen Özgeçmişler, Elenen Adaylar, Görüşülen Adaylar ve diğerleri gibi Akıllı Süreç düzenleyicimizde kolayca oluşturabileceğiniz özel aşama adlarına ihtiyacımız var.
Ardından, adaylarımız için özel alanlara da ihtiyacımız var. Bizim durumumuzda, adayın adı, başvurduğu pozisyon, sosyal medya profillerine bağlantılar, doğum tarihi, özgeçmiş dosyasının eklenmesi gereken “özgeçmiş” adı verilen bir alan ve isteyebileceğiniz diğer alanlar olabilir. eklemek istiyorum
Şimdi birkaç yeni aday eklediğimize göre, hepsini Gelen Özgeçmişler aşamasında yakaladık ve ardından bazıları eleniyor, röportaj yapıyor, teklif veriyor ve sonunda kabul ediliyor! Bu olurken, adaylarımız boş pozisyonlarınızı doldurmak için bir aşamadan diğerine geçer.
CRM‘nizdeki herhangi bir özel varlık, tüm kurallarımızla, tetikleyicilerimizle veya web kancalarımızla çalışacak şekilde yapılandırılabilir. Örneğin, görüşmeye davet edilen bir adaya otomatik olarak e-posta veya kısa mesaj gönderebilirsiniz. Sadece bir kez kurun ve o andan itibaren sizin için otomatik olarak çalışacaktır.
Çözüm
Akıllı süreç otomasyonuna, neden bu kadar önemli olduğuna ve gerçek hayattaki bir iş durumunda gerçekte nasıl çalıştığına hızlı bir şekilde bakmamız için bu yeterli. İyi bir akıllı sürecin gücünü hafife almayın çünkü bu, omuzlarınızdan biraz ağırlık almanıza, pek çok iş akışını optimize etmenize ve yol boyunca size biraz para kazandırmasına gerçekten yardımcı olabilir.
Smart Process Automation’ın işletmeniz için neler yapabileceğini görmeye hazırsanız, neden Bitrix24 ile ücretsiz bir hesap oluşturup hizmetin sağladığı tüm olasılıkları keşfetmiyorsunuz?
Bu konu hakkında daha fazla bilgi almak istiyorsanız https://globalnet.com.tr’e ulaşabilirsiniz.
