Gantt şeması, bir proje takviminin veya bütçesinin zaman içinde nasıl gelişeceğini gösteren oldukça basit bir grafiktir. Belirli bir zaman diliminde ne kadar iş yapılacağını grafik olarak detaylandıran, bir projenin olay sırasını gösteren, bir tür çubuk grafiktir. Proje planlama ve çizelgelemeyi görselleştirmek için fiili bir araç haline geldi. Birkaç yıl boyunca mimar ve proje yöneticisi olarak çalışan Harry Gantt tarafından geliştirilmiştir. Daha sonraki yıllarda proje yazılımının geliştirilmesinde aktif oldu. Hatta proje yönetimi alanına katkılarından dolayı Harvard Üniversitesi tarafından Mühendislik Koleji Nişanı ile ödüllendirildi.
En basit anlamıyla bir Gantt şeması, bir pasta grafiği olarak düşünülebilir, başka bir deyişle, dört bölüme ayrılan bir pastayı (veya bazen daireyi) gösterir: yakın aşama, ara aşama, gelecek aşama ve kritik aşama. Her bölüm, bireysel projenin karşılaştığı farklı aşamaları yansıtan alt bölümlere ayrılabilir. Bir Gantt şemasının nasıl çalıştığının bu görsel temsili, yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen farklı aktivite türlerini temsil etmede faydalıdır. Bu çizelge, boyutuna veya şekline bakılmaksızın herhangi bir projeyi temsil etmek için kullanılabilir.
Bir Gantt şeması, yaşam döngülerinin her aşaması boyunca görevlerin ilerlemesini göstererek proje yöneticilerine yardımcı olur. Örneğin ürün yaşam döngüsü, buluş sürecinin ilk aşamasında kavramsallaştırma ile başlar, bunu planlama aşamaları, dış kaynak kullanımı ve üretim aşamaları takip eder. Son aşama, ürünlerin müşterilere sevk edilmeye hazır olduğu aşamadır. Şirketin ana faaliyetlerinin sona erdiği yer burasıdır. Aşamaları farklı görevlere ayırarak, Gantt şeması her bir görev için sürdürülmesi gereken farklı öncelikleri ortaya çıkarabilir ve bunu yaparken görevler arasındaki bağımlılığı vurgulayabilir. Bu bağımlılıklar belirlendikten sonra, proje yöneticisinin istenen hedefe ulaşmak için hangi eylemlerin yapılması gerektiğini anlaması daha kolaydır.
Proje yönetimi çizelgeleri genellikle proje takviminin net bir resmini, günlük, haftalık ve aylık olaylara dökümünü sağlayan bir grafik formatı olan Proje Yönetim Ofisi (PMO) formatında sunulur. PMO’da kullanılan en popüler iki grafik türü, dikey çubuk grafik ve yatay çubuk grafiktir. Dikey çubuk grafik genellikle zamanlama, maliyetler ve zaman içindeki teslimatlar açısından projenin ana ilerlemesini temsil eder. Yatay bir çubuk grafik, aynı bilgileri ancak yatay bir düzlemde görüntüler, bu da tüm projeyi daha kolay görüntülemeye olanak tanır. Bu çizelgelerin her ikisi de günlük, haftalık ve ya aylık ilerlemeyi gösterecek şekilde ayarlanabilir.
Özellikle proje yönetiminde, verilerin görsel temsillerinin önemi iyi bilinmektedir ve iyi proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Görsel bir temsil, insanların kaynakları nasıl yönetecekleri ve amaç ve hedeflerine nasıl ulaşacakları konusunda mantıklı kararlar vermelerine yardımcı olur. Proje planlama, teslim ve takip planlarının tümü, insanlar projenin zaman içindeki ana dökümünü açıkça görebildikleri zaman etkin bir şekilde yönetilebilir. Gantt şemaları, bu tür bir organizasyonun gerçekleşmesine izin verir.
Gantt şeması şablonu kullanmanın en büyük yararı, insanlara her görev için bitiş tarihlerinin görsel bir görüntüsünü vermesidir. Ayrıca, insanların belirli bir görevi tamamlamak için gereken süreyi, bu görevin maliyetini ve bunu gerçekleştirmek için gereken toplam çalışma saatini hızlı bir şekilde görmelerini sağlar. Bu, proje yöneticisinin gerekli çıktılar ile net bir eylem planı oluşturmasına ve oraya varmanın ne kadar süreceğini izlemesine olanak tanır. Proje zaman çizelgesinin görsel bir temsilini kullanmak, insanların bilinçli kararlar vermelerine ve proje için uygun şekilde planlama ve bütçe yapmalarına olanak tanır.
Gantt şeması, proje çizelgeleme, iş ataması ve bütçe yönetiminin planlanması ve analizinde kullanılan bir araçtır. Dünya Savaşı’nda ABD Ordusu için çalışan bir İngiliz uzmanı olan Henry Lawrence Gantt’ın adını veren iki BT çalışanı tarafından geliştirildi. Grafik, proje geliştirmenin bir dizi farklı aşamasını göstermek için yönetimde kullanılır. Bu sayede projenizde neler olup bittiğini hızlı bir şekilde görebilirsiniz. Temel amaç, insanların daha iyi planlama yapmalarını ve kaynakları daha etkin bir şekilde tahsis etmelerini sağlamaktı. Gantt şemasının kullanılabileceği üç ana alan vardır:
Gantt şeması kullanım alanlarını kullanırken bakılacak ilk alan program görünümüdür. Bu, proje yöneticisinin ve personelinin proje boyunca ne yaptığını ve ne zaman yaptığını gösterir. Bu, herkese neler olduğunu ve projeyi tamamlamak için ne kadar çaba gerektiğini gösterir. Bir sonraki alan, projenin kilometre taşlarıdır; bu, her birinin ne zaman tamamlanacağını gösterir. Son olarak, proje bütçesi, projenin genel bütçesini göstermek için kullanılır.
Bir Gantt şeması, belirli bir bilgiyi bilmeniz gerekiyorsa, ancak her zaman elektronik tablolara bakma zahmetinden geçmek istemiyorsanız çok yararlı olabilir. Gantt şemasını, yazdırılabilen bir elektronik tablonun etkileşimli bir sürümü olarak kullanabilirsiniz. Kullanıcı kılavuzunda belirtilen talimatları izlemeniz ve ardından ihtiyacınız olan sayıda kopya yazdırmanız yeterlidir. Ardından, ihtiyacınız olan bilgileri tutmak için her bir kopyayı kullanabilirsiniz. Ancak, projenin farklı aşamalarından verileri kolayca karşılaştırmanıza olanak tanıdığından, Gantt şemasının bir kopyasını kullanmak bazen daha kolaydır.
