Uzak ofisler söz konusu olduğunda, ekibinizin üretkenliğine yüz yüze bir biçimde olduğu gibi göz kulak olamazsınız. Bu nedenle, iyi işleyen bir uzak veya hibrit ekip için evden çalışan çalışanları izlemek önemlidir ve bunu yapmak için bir dizi araç ve strateji vardır. Bununla birlikte, motivasyonda düşüşe ve ciroda artışa yol açacak olan mikro yönetim eğilimlerine kaymamak önemlidir. Bu nedenle, evden çalışan çalışanları zorba olmadan izlemenin sekiz etkili yolunu bir araya getirdik. Adil ve makul izlemeyi şirket kültürünüzün bir parçası haline getirmek için uygulayabileceğiniz daha fazla insan stratejisinin yanı sıra işveren izleme yazılımını ele alacağız.
Görevlerinin tam olarak ne olduğunu biliyorsanız, evden çalışan çalışanları izlemek çok daha kolaydır. Herkesin üzerinde çalıştığı şeyin saniye saniye güncellenmesini değil, bir yönetici olarak üzerinizdeki yükü hafifletmek ve ekibinizin üzerindeki stresi azaltmak için teknolojinin akıllıca kullanılmasını savunuyoruz.
Proje yönetimi araçları tam olarak bunu yapmak için tasarlanmıştır. Her görevi, adı geçen bir sorumlu kişi ve katkıda bulunanlarla ilgili olan herkese atayın. Herkesin kendilerinden ne beklendiği konusunda net bir fikri olduğundan, birinin performansını güvenle sorgulamak veya kutlamak çok daha kolaydır.
Gantt çizelgeleri, takım moralini düşürmeden takımlarının zirvesinde kalmayı seven yöneticilerin favori aracıdır. Her bireyin üstlendiği her görevin uzunluğunu kullanışlı, özelleştirilebilir bir takvimde görüntüleyerek etkili bir işveren izleme yazılımı olarak çalışır . Bu şekilde, bir kişiye aşırı yük bindirirken diğerine birkaç saatlik boş zaman bırakmadan bir günlük işi güvenilir bir şekilde atayabilirsiniz. Ancak, e-postaları gözden geçirmek gibi bir projenin parçası olmayan zaman alan görevleri de gözden kaçırmamak önemlidir.
Artık ekip üyelerinizin her birinin gününü planladınız, bilgilendirilmiş yorum ve sorularla kontrol edebilirsiniz. Görevlerin ne kadar sürmesi gerektiğine dair tahminler doğruysa, her bireyin nasıl ilerlemesi gerektiğini bilirsiniz, bu nedenle hızlı bire bir kontrol, ekibinizin güncel olup olmadığı veya geride olup olmadığı konusunda size bir fikir vermelidir.
En iyi proje yönetimi araçlarıyla, standart olarak sunulan zaman izleme araçlarından sıklıkla yararlanabilirsiniz . Bu basit bir kavramdır: çalışanlar, göreve başlarken yerleşik bir zamanlayıcıyı çalıştırır ve işleri bittiğinde onu kapatır. Zaman izleyicileri diğer uygulamalarınıza yerel olarak entegre edildiğinde, parmağınızı kıpırdatmadan hazır veriler ve performans raporları alırsınız.
Zaman izleme yazılımının ana avantajı, ekip üyelerinizden her birinin gün boyunca zamanını nasıl geçirdiğini görebilmenizdir . Aralar ve öğle yemeği dışında ölü zaman görürseniz, araştırmanız gerekebilir. Öte yandan, zaman izleyicileri, görevlerini tamamlamak için somut bir çerçeve oluşturduklarından ekibiniz için genellikle mükemmel motive edici unsurlardır. Ayrılan süre içinde bir görevi iyi bir şekilde tamamlamak, büyük bir başarı duygusu verir.
Bununla birlikte, zaman izleme yazılımının işyerinde çalışanları izlemek için iki ana dezavantajı vardır. İlki, satış temsilcilerinin genellikle beklenmedik ama dikkatlerini günlük rutinlerinden uzaklaştıran önemli çağrılar almasıdır. Bir yönetici olarak işin gerçekliğini kabullenmenin ve talep ettiğiniz şeylerde esnek olmanın yollarını bulmalısınız. Bu şekilde, bir bütün olarak şirkete yardımcı olan zorlu hedefler belirlemeye devam ederken ekibinizin üzerindeki stresi azaltacaksınız.
Diğer bir konu ise, çalışanların sistemle oyun oynamaya çalışarak, onlar bir mola için gizlice dışarı çıkarken zaman izleyicinin çalışmasına izin vermesidir. Ancak verilen süre içinde tüm işler tamamlandığı sürece ciddi bir müdahaleye gerek yoktur.
Verimlilik takibi, genel şirket KPI’larınıza yönlendiren her türlü etkinliği kapsar. Bu izleme biçiminde kullandığınız ölçümler, her bireyin departmanına ve rolüne bağlıdır, ancak her biri ölçülebilir ve maksimum etki için ilgili olmalıdır.
Örneğin, yapılan ve alınan aramalara bakabilirsiniz. Bu, satış ekibinizin potansiyel müşterilere ulaşırken ne kadar aktif olduğunu kontrol etmenin harika bir yoludur. Bir çalışan ne kadar üretken olursa, günde o kadar çok arama yapacak ve alacaklardır. Çok geride kalanlar için, temel nedene ulaşmak için bir toplantı ayarlamaya değer. Belki kaytarıyorlar, ancak görevler açısından da fazla çalışıyor olabilirler.
Benzer şekilde, e-posta sistemleri genellikle ekibinizin ne kadar meşgul olduğunun harika bir göstergesi olan ortalama yanıt sürelerini ölçmenize olanak tanır. Hızlı yanıt veren ekip üyelerini belirleyerek, masalarında geçirdikleri süre ve işlerinde ne kadar enerjik oldukları gibi ekstra bilgileri tahmin edebilirsiniz.
Tabii ki, bu anlamda üretkenlik bağlam içinde ele alınmalıdır. İnsanların diğer alanlarda topu düşürmediğinden emin olmak için üretkenlik izlemenizi tamamlanan görevlerle birleştirin ve pano genelinde performansı artıracağınızdan emin olun.
İş akışlarınızdaki her adımı manuel olarak izlemek yerine, her görevde otomasyon uygulayarak büyük miktarda işi ortadan kaldırabilirsiniz. Bir görevin son teslim tarihine yaklaştığını bildiren bildirimlerle başlayın. Bu, süreç boyunca ekip üyelerinizin her birini izleyerek değerli zaman harcamak yerine, önemli olduğunda görevden sorumlu kişiyi kontrol edebileceğiniz anlamına gelir.
Evden çalışan çalışanları izlemek için otomasyonlardan yararlanan yöneticiler, daha manuel bir yaklaşım benimseyenlere kıyasla çok büyük miktarda zaman tasarrufu sağlıyor. Bu sadece yöneticiler için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanlar da yaptıkları şey üzerinde sürekli bir göz hissetmemekten keyif alırlar.
Çalışan Performansını İzlemenin Kolay Yolu
En iyi İK stratejilerini hassas performans yönetimi yazılımıyla birleştirin. Ekibinizi motive edin ve verimliliğini artırın.
Evden çalışan çalışanları izlemenin en stratejik yöntemlerinden biri, çalışanların kendilerini bildirmelerini zorunlu kılmaktır. Yöneticilerinin arkalarını kolladığını hissetmedikleri için bu, çalışanların morali için çok daha iyidir. Bunun yerine, ekibiniz bir günde tamamladıklarıyla ilgili kanıta dayalı bir rapor sunma konusunda bir özerklik duygusuna sahiptir.
Kendi kendine raporlamanın verimli bir şekilde çalışması için, teslim edilenler için standartlar belirlemenizi öneririz. Bu, kısa veya tutarsız raporları önleyecek ve kısa sürede net bir fikir edinmenizi sağlayacaktır. Çalışan tarafında, öz-bildirim aynı zamanda işlerinde daha büyük bir sahiplik duygusuna da yol açabilir, bu da genellikle bir üretkenlik artırıcıdır.
Zaman takibine benzer şekilde, personelinizin gün boyunca kendi performanslarını aşma olasılığı elbette vardır, ancak bunu en aza indirmenin yolları vardır. Bu nedenle, en güvenilir geri bildirim için kişisel raporlamayı üretkenlik ölçümlerinize odaklayın.
Elbette her zaman ekibinizin arkasında olmak istemezsiniz, ancak belirli etkinlikler kaynaklarınızı tüketir, bu nedenle bunlara erişimi kısıtlamak fazlasıyla haklıdır.
Bu zaman kayıplarının en bariz örneklerinden biri de sosyal medyadır. Bu platformları mümkün olduğu kadar bağımlılık yapıcı hale getirmek için milyarlarca dolar harcandı ve çok az insan bunlara karşı bağışıktır – özellikle fiziksel denetim olmadığında. Bu nedenle, şirket bilgisayarlarında sosyal medya kullanımını yasaklayarak sorunu erken bir aşamada ortadan kaldırmanızı tavsiye ederiz.
Çoğu güvenlik sistemi, şirketinizin VPN’sinden Facebook, Tiktok ve Instagram gibi sitelere erişimi kısıtlamanıza izin veren sayfa engelleyicilerle birlikte gelir. Kişisel sosyal medya hesaplarına erişen kişiler tarafından tetiklenen bildirimler bile oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, kimin neye eriştiğini sürekli olarak izlemeniz gerekmez. Bunun yerine, yalnızca şirket politikası ihlalleri için bildirim alırsınız ve bunlarla kolayca başa çıkabilirsiniz.
Evden çalışan çalışanları nasıl izleyeceğinizi düşünürken, tüm enerjinizi size somut veriler sağlayan teknoloji çözümlerine odaklamak kolaydır. Zaman takibinden web sitesi yasaklamaya kadar hepsi etkilidir, ancak daha insani taktiklerden bazılarını göz ardı eder.
Fiziksel ofislerde, iş yerindeki çalışanları izlemek oldukça kolaydır. Görüş alanınızdalar ve uzak ofislerde göremediğiniz bir dizi ince ipucu yakalayabilirsiniz. Bu, çalışanların moralini izlemeyi daha da önemli hale getirir.
Uzaktan çalışanlar genellikle aşırı yük hissettiklerinde el kaldırıp paylaşma olasılıkları daha düşüktür, bu nedenle bir yönetici olarak onlara ulaşmak size kalmıştır. Bireysel veya grup endişelerini gidermek için sık sık bire bir toplantılar veya görüntülü görüşmede grup stand-up toplantıları düzenleyin. Ayrıca personele, insanların kamuya açıklamak istemedikleri görüşleri izlemek için isimsiz geri bildirim formları doldurma seçeneği sunulmasını da öneririz.
Son tavsiyemiz olarak, evden çalışan çalışanları neleri ve nasıl izlediğiniz konusunda şeffaf olmanızı şiddetle tavsiye ediyoruz. Personelinizi giderek daha karmaşık şekillerde izlemeniz bölgenizde teknik olarak yasal olsa da, daha istilacı veri toplama için pozitif bir şirket kültürünü feda etmek istememelisiniz.
Aşağıdakileri yapmanıza izin veren şirket gözetim teknolojisi zaten mevcuttur:
Ancak, personeliniz tutarlı bir şekilde hedeflerini tutturuyorsa, bu önlemlerin uygulanmaya değer olup olmadığını kendinize sormalısınız. Ev izleme araçlarından iş dünyasına daldığınızda, kendinizi daha fazla verinin daha iyi veri olduğuna ikna etmek kolaydır, ancak durum her zaman böyle değildir.
Bu makale boyunca keşfettiğimiz gibi, 1984’ten ilham alan bir “biz onlara karşı” duygusu yaratmadan uzaktaki çalışanları izlemenize olanak tanıyan çok daha yumuşak taktikler var. Personeliniz robot değildir ve gözlemlenmekten veya mahremiyetlerine tecavüz edilmekten rahatsız olurlarsa, yaratıcılıkta ve motivasyonda oldukça öngörülebilir bir düşüş göreceksiniz.
Bu nedenle, uzaktaki personelinizi mikro düzeyde yönetmek yerine , şirketinizin genel yararı için gerekli olana bağlı kalın ve güvensizlik kültüründen kaçınmak için attığınız adımları iletin.
Hem veriye dayalı stratejiler hem de kişisel bir dokunuşa ihtiyaç duyanlar için evden çalışan çalışanları nasıl izleyeceğiniz konusunda artık net bir fikriniz olduğunu umuyoruz.
Çalışan izleme görevinize başlamak için en kolay yerlerden biri, doğru bulut tabanlı iş platformudur. Bitrix24 ile, etkili ancak aşırıya kaçmayan çalışan izleme için sistemleri yerleştirmenize olanak tanıyan eksiksiz bir bağlantılı uygulama ve araç paketi elde edersiniz.
Kulağa gerçek olamayacak kadar iyi mi geliyor? Bugün ücretsiz kaydolun ve 10.000.000 kuruluşun şimdiden Bitrix24’e neden güvendiğini görün.
SSS
Neden evden çalışan çalışanları izlemelisiniz?
İşyerinde çalışanları izlemek, insanların hedeflerine ulaşmasını sağlamaktan daha fazlasıdır. Diğer avantajlar şunları içerir:
Evden çalışan çalışanlar nasıl izlenir?
Uzaktan çalışanları izlemek için çok çeşitli yumuşak ve zor stratejiler vardır, bunlar arasında:
Uzak çalışanları izleme teknolojisi, aşağıdakiler gibi bir dizi etkinliği hedefler:
Çalışanlar izlendiklerini bilmeli mi?
Birçok yasal kurum, şirketlerin çalışanları ifşa etmeden izlemesine izin verir, ancak bu, ekiplerin sürekli olarak güvensiz, motivasyonsuz ve yaratıcılıktan yoksun olmasına yol açar. Yalnızca işletme için gerekli olanı izlemenizi ve bu konuda açık olmanızı öneririz.
Ev izleme araçlarından en iyi işler nelerdir?
Bu konu hakkında daha fazla bilgi almak istiyorsanız https://globalnet.com.tr’e ulaşabilirsiniz.
